Biblioraftul pare nelipsit din orice birou si mediu de afaceri ordonat, datorita avantajelor pe care acesta le ofera. Ordinea in care stau documentele influenteaza cu mult activitatea firmelor si le face mult mai eficiente, motiv pentru care un biblioraft este indispensabil celor care lucreaza cu documente variate.
Biblioraftul ajuta la arhivarea mai usoara a documentelor
Periodic firmele trebuie sa se ocupe si de arhivare documente iar arhivarea se va face in bibliorafturi speciale. In momentul in care toate aceste documente sunt deja puse in bibliorafturi etichetate corespunzator, procesul de arhivare va fi extrem de simplu de efectuat, implicand si costuri mult mai mici.
Cu ajutorul biblioraftului timpul de lucru se reduce considerabil
Un alt avantaj al biblioraftului este faptul ca timpul de munca se va reduce considerabil. Atunci cand toate documentele sunt puse in ordine si fiecare persoana care are nevoie de ele stie de unde sa le ia si le pune imediat inapoi dupa ce le utilizeaza, nu se mai pierde timp cautand dupa acte importante si de asemenea nu se mai rateaza termene pentru ca actele nu sunt gasite la timp.
Biblioraftul diminueaza costurile
Atunci cand actele foarte importante sunt puse la locul lor la timp, sunt diminuate costurile generate de pierderea lor. Anumite documente necesita taxe speciale pentru a fi obtinute din nou in original. Un exemplu in acest sens sunt diplomele, care au costuri foarte mari, dar si documentele administrative pot fi costisitoare. In plus, pentru anumite documente administrative pierdute sau deteriorate se pot plati si amenzi, conform legilor care reglementeaza gestionarea lor.
Biblioraftul ajuta la mentinerea documentelor in stare buna
Atunci cand sunt puse in bibliorafturi, documentele isi conserva foarte bine starea, ceea ce este extrem de important pentru toate persoanele care au nevoie de ele. Astfel, se reduce riscul ca anumite hartii importante sa fie deteriorate iremediabil.
Un alt aspect important este faptul ca hartiile nu se vor pata si nu vor arata excesiv de uzate, ceea ce conteaza foarte mult in special atunci cand se lucreaza cu clientii. Un document cu pete de cafea dovedeste lipsa de profesionalism din partea firmei si ar trebui inlocuit imediat, inainte de a fi oferit clientului.
Cu ajutorul biblioraftului se pot face mai usor statistici
Daca toate documentele care tin de rezultatele firmei spre exemplu sunt puse in acelasi biblioraft, atunci cand trebuie facuta statistica cu rezultatele, va fi mult mai usor pentru companie sa colecteze toata informatia si sa o utilizeze pentru a determina modul in care firma a evoluat.
In felul acesta, la final se vor trage mai rapid concluziile si se vor lua mai usor masurile necesare. Acest lucru este valabil pentru mai multe tipuri de studii efectuate, inclusiv pentru cel de satisfactie a clientilor, unde toate formularele completate de acestia pot fi listate si puse in acelasi biblioraft.
Avand in vedere toate motivele de mai sus este evident de ce se recomanda utilizarea bibliorafturilor pentru a obtine cele mai bune rezultate in companii si firme cu profil variat, indiferent de dimensiunea acestora. Atat microintreprinderile cat si firmele mari au nevoie de bibliorafturi pentru a mentine documentele in ordine.
