Mutarea sediului unei companii este o operațiune care trebuie bine elaborată în prealabil, pentru a nu se prelungi pe o perioadă mai lungă de timp, întârziere care să se răsfrângă negativ asupra productivității firmei. De altfel, activitatea firmei nu ar trebui să fie perturbată de mutare, iar pentru ca lucrurile să se desfășoare ca la carte, ai nevoie de un plan bine pus la punct înainte de relocare.
Iată care sunt elementele de care trebuie să țină cont un manager atunci când decide să schimbe sediul companiei.
Pregătește mutarea cu săptămâni înainte
O decizie atât de importantă nu se ia peste noapte, ci este nevoie de un interval de timp suficient pentru efectuarea planificării. Primul pas este găsirea unui nou sediu, iar dacă nu deții propria clădire, trebuie să examinezi minuțios oferta de spații de birouri de închiriat în București sau în orice alt oraș dorești să te muți. Este nevoie de o muncă de echipă, așa că trebuie să discuți planul cu toți șefii de departamente ca să stabilești cum trebuie să decurgă lucrurile la nivelul fiecărei structuri coordonate de aceștia. Totodată, ai nevoie de tot concursul din partea angajaților, așa discută subiectul în cadrul unei ședințe extinse.
Anunță furnizorii de utilități
Odată stabilită data mutării, ia legătura cu furnizorii de utilități, ca să-i anunți că activitatea companiei se va desfășura din alt sediu, unde vei avea în continuare nevoie de serviciile lor. În acest caz, anunțul trebuie făcut din timp, pentru a le da furnizorilor răgazul să pregătească tot ce au nevoie, astfel încât, la momentul mutării, birourile să aibă la dispoziție toate cele necesare. Nu ți-ai dori să finalizezi mutarea apoi să mai aștepți o săptămână pentru ca birourile să fie cablate, iar instalațiile electrice, puse în funcțiune. De asemenea, și contractele de furnizare de servicii trebuie modificate, cu noua adresă a sediului, iar acest lucru trebuie făcut din timp.
Apelează la serviciile unei firme specializate
Cu cât o companie este mai mare, cu atât operațiunea de mutare va fi mai complexă și mai dificil de manageriat de cineva fără experiență. Din fericire, există firme specializate în mutări, care se pricep foarte bine să facă acest lucru, iar cea mai bună soluție este să apelezi la serviciile uneia dintre ele. Alege o firmă cu experiență, la care au mai apelat și alte companii mari, pentru a avea garanția că vei lucra cu profesioniști care știu perfect ce au de făcut.
Alege ce păstrezi
Odată cu relocarea companiei, este posibil să nu mai ai nevoie de anumite obiecte de mobilier, fie din cauza uzurii avansate, fie pentru că noul sediu este dotat cu toate cele necesare. Este valabil și în cazul aparaturii și al altor bunuri care se regăsesc în birouri, așa că fă un inventar complet și decide ce vei lua în noul sediu, pentru a nu transporta, inutil, bunuri de care nu mai ai nevoie.
Asigură-te că noul sediu este pregătit de mutare
Înainte de a începe mutarea efectivă, fă o ultimă inspecție la noul sediu, ca să te asiguri că totul este în regulă acolo, pentru a relua activitatea cât mai curând posibil. Verifică prizele, internetul și mai ales dacă noile spații de birouri sunt compatibile cu mobilierul pe care intenționezi să îl muți aici. Dacă totul este în regulă, dă undă verde primelor camioane, care asigură transportul la noul sediu.
Urmând acești pași poți fi sigur că relocarea sediului va fi o operațiune de scurtă durată, iar angajații nu vor fi supuși unui stres suplimentar cauzat de schimbare.
