Pentru că orice antreprenor îşi doreşte să îşi fructifice în mod eficient timpul petrecut la birou, există tehnici bine stabilite şi recomandate de profesionişti, precum şi accesorii care îi ajută în acest sens, de tipul unui flipchart de bună calitate. Managementul corect al timpului în cadrul unei afaceri are numeroase avantaje pentru manageri, echipele lor şi în general pentru fiecare individ în parte.
O bună organizare a timpului într-un birou are avantaje precum:
- atingerea scopurilor dorite cu multă uşurinţă;
- comunicare eficientă;
- delegarea sarcinilor şi dezvoltarea creativităţii angajaţilor;
- păstrarea echilibrului între viaţa profesională şi cea personală;
- adaptabilitatea la schimbări şi îmbunătăţirea calităţii vieţii membrilor companiei.
Prima tehnică eficientă de management al timpului – folosirea unui flipchart şi a produselor de papetărie necesare organizării
Prima tehnică eficientă de time management este reprezentată de folosirea unui flipchart sau a unor produse de papetărie necesare unei mai bune organizări a documentelor şi a timpului, cum este biblioraftul. Cu un flipchart angajaţii nu numai că pot comunica între ei, dar pot vedea ceea ce au scris managerii că au de făcut a doua zi sau îşi pot bifa atribuţiile efectuate.
Cu un biblioraft bun, managementul timpului este posibil pentru că angajaţii nu mai pierd timp căutând hârtii şi hârtiuţe, chitanţe şi bonuri fiscale, atât de mici, dar atât de utile uneori.
A doua tehnică de management al timpului la birou: “to do list”
A doua tehnică ce face referire la managementul timpului este legată tot de flipchart, pentru că implică efectuarea unei liste de activităţi clare pentru toţi angajaţii. Astfel, pentru a fi mai productivi, angajaţii vor putea urmări pe flipchart lista de lucrări rapide şi urgente ce trebuie realizate, dar şi sarcinile mai mari din care fac parte.
Crearea unei liste de activităţi clare nu necesită tehnica de ultima generaţie, ci doar un flipchart pentru a deveni foarte productivi. O “to do list” trebuie să includă o varietate de sarcini, atât rapide şi urgente, cât şi sarcini care fac parte dintr-un proiect ce se “întinde” pe mai multe zile.
Bineînţeles că lista de activităţi va fi trecută de fiecare angajat în parte în agenda lui clasică, dar flipchartul se va dovedi o opţiune excelentă datorită flexibilităţii sale şi datorită posibilităţii clasării task-urilor.
A treia şi cea mai importantă tehnică de time management: prioritizarea sarcinilor
După scrierea unei liste de activităţi, primul pas spre o mai bună gestionare a timpului este prioritizarea care îndruma angajaţii să se asigure că sarcinile care contează cel mai mult sunt îndeplinite cu prioritate. Este important ca angajaţii să acorde întâietate pentru ceea ce este important şi urgent, acţiune fără de care deseori aceştia sfârşesc prin a se concentra pe activităţi care sunt presante şi care îi stresează. În ciuda celor mai bune intenţii, amânarea nu este bună, angajaţii ajungând să îşi distragă atenţia de la cele mai importante task-uri.
